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Declaración de privacidad

Esta Declaración de privacidad explica: qué información recopilamos, por qué la recopilamos, cómo usamos esa información, quién tiene acceso a sus datos y las opciones de privacidad que le ofrecemos.

Información que recopilamos y procesamos y la legalidad del procesamiento

Nuestra seguridad y recepción recopilará datos de empleados, contratistas y visitantes en nombre de Evos. En este sentido, recopilamos las siguientes categorías de datos personales:

  • Para los empleados: número de personal, nombre, pasaporte o fotografía de conductor, matrícula (si corresponde), función, dirección de correo electrónico de la empresa;
  • Para los contratistas y subcontratistas: número de identificación y el tipo de DNI, nombre, pasaporte o fotografía de conductores, empresa para la que trabaja el interesado, matrícula (si corresponde), nacionalidad, permiso de trabajo (si corresponde), tipo y fecha de finalización de la formación (por ejemplo, VCA, BHV, primeros auxilios, (PIT) formación en instrucción portuaria ,
  • Para los visitantes: número de identificación y tipo, nombre, pasaporte o fotografía de los conductores, empresa que representa a la persona, matrícula (si corresponde);
  • Para el personal del buque de mar: nombre, rango, lugar de nacimiento, número de identificación, tipo de identificación, fecha de nacimiento del miembro del personal;
  • Para el personal de barcazas del interior: sólo el nombre del capitán;

En cuanto a la recopilación y uso de información y otras actividades que requieren el procesamiento de datos personales, nuestros procedimientos son lícitos y cumplen con el Artículo 6. 1 c-f GDPR (cumplimiento de la ley, garantizando el interés vital del interesado, desempeño de la tarea realizada en interés público y para el interés legítimo del responsable del tratamiento) y artículo 9.2 b),c) GDPR (el procesamiento es necesario para los fines de cumpliendo las obligaciones y ejerciendo derechos específicos del responsable del tratamiento o del interesado en el ámbito del empleo y de la seguridad social y de la legislación en materia de protección social, el tratamiento es necesario para el interés vital de los interesados).

¿Cuáles son los fines para el uso de sus datos?

Los fines están estrictamente relacionados con los fundamentos jurídicos antes mencionados para las actividades de procesamiento. Sin embargo, con el fin de ser más específicos, estamos recopilando / procesando su personal por las siguientes razones:

  • supervisar la seguridad de los empleados y de terceros;
  • seguimiento de las propiedades de Evos, sus empleados o terceros;
  • seguimiento de los productos gestionados por Evos;
  • supervisar los accesos de las oficinas y el acceso en tierra de las terminales;
  • registro de asistencia de las personas en los sitios (por ejemplo, en caso de calamidades);
  • control de la presencia de todas las personas inscritas en el sistema de acceso posteriormente, con el fin de comprobar si la presencia de las personas está en consonancia con la información del personal en lo que respecta a los sistemas de ausencia y presencia;
  • cumplimiento de la ley- cumplir con los requisitos de la ISPS;
  • cumplimiento de la ley- cumplir con los requisitos de la OEA;
  • cumplimiento de la ley- cumplir con los requisitos de las condiciones de trabajo, relacionados con informar a las personas sobre el peligro en el sitio (instrucción de la puerta);
  • cumplimiento de la ley – requisitos del capítulo 1.10 del ADR/RID/ADN.

¿Cómo obtenemos sus datos y quién tiene acceso a sus datos?

Los datos son introducidos por usted/colegas a través del servicio de registro o del empleado de seguridad y recepción directamente en el sistema de acceso. Los destinatarios de los datos recopilados son sólo empleados autorizados. En casos específicos, la información se comparte según un procedimiento con el departamento de Recursos Humanos.

Además, en el caso de los buques de navegación marítima, los agentes de buques que introduzcan los datos en los sistemas comunes y para las barcazas interiores del buque responsable introduzcan los datos en el sistema UAB o facilitarán a la Seguridad una lista de tripulantes. Los Servicios de seguimiento de envíos de AISLive sólo se utilizan con fines de planificación y no se utilizan para otros fines.

Procesamiento posterior y terceros

Siguiendo con los fines antes mencionados y los fines estrechamente relacionados, la información será compartida con los departamentos de Evos. La información que recopilamos se comparte, en condiciones especiales, a través del sistema de informes del portal de registro al departamento de SHEQ o HR.

No compartiremos datos con terceros, a menos que

i) compartir sea necesario para cumplir con el requisito de la ley, regulación, solicitud gubernamental exigible, defensa legal;

ii) compartir sea necesario para proteger su interés vital;

iii) Compartir sea necesario para el interés legítimo de los Evos a menos que esos intereses no sean anulados por los intereses de los derechos y libertades fundamentales de los empleados de Evos.

Para el personal del barco, los datos no se comparten con terceros y solo se utilizan con fines de verificación sobre la legitimidad de la visita.

Derechos de su interesado

Nuestro objetivo es tener claro qué información recopilamos para que pueda tomar decisiones significativas sobre cómo se utiliza. Pensamos que sería útil establecer sus siguientes derechos de privacidad:

  • derecho a acceder a sus datos personales que procesamos;
  • derecho a haber rectificado sus inexactitudes en los datos personales que tenemos sobre usted;
  • derecho a oponerse a cierto procesamiento de sus datos personales por nuestra parte;
  • derecho a ser olvidado, lo que significa que sus datos podrían ser eliminados de los sistemas que utilizamos para procesar sus datos personales, excepto si Evos tiene que mantener la información de la legislación u otros intereses legítimos;
  • derecho de portabilidad de los datos (conocido como el derecho a solicitar la transmisión de sus datos a otro controlador);
  • el derecho a presentar una queja ante su autoridad supervisora.

Seguridad

La seguridad de su información personal es importante para nosotros. Evos ha implementado altos estándares de TI de seguridad y un marco basado en la incorporación proactiva de la privacidad en el diseño y el funcionamiento del procedimiento de seguridad y control de acceso.

Aunque nos esforzamos por utilizar medios comercialmente aceptables para proteger su información personal, no podemos garantizar su seguridad absoluta.

Existen protocolos, como protocolos de seguridad, gestión de crisis y planes de resolución de brechas de datos para la gestión, prevención y solución de estos riesgos.

Transferencia de los datos a terceros países

No habrá transferencia de datos a una autoridad (gubernamental) y/o partes comerciales a terceros países.

Períodos de retención

Evos gestiona los datos personales relevantes y el registro de acceso en el sistema automatizado de registro de accesos. De conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra e), el RGPD, los datos se almacenarán únicamente para los fines para los que se procesen los datos personales, a menos que se aplique la excepción mencionada en este artículo.

Los datos personales incluidos en el sistema de registro se almacenan durante un período de 24 meses después de que el derecho de acceso haya expirado, a menos que la persona esté en una lista negra. En ese caso, los datos maestros permanecerán en el sistema hasta que haya expirado el período durante el cual se deniega el acceso. Los registros de acceso incluidos en el sistema de registro de acceso se mantienen durante un máximo de 24 meses, después del cual se destruyen los registros.

Además, los datos de los miembros de la tripulación ya no se almacenan y se destruyen después de la salida de la embarcación.

Cambios

Nos reservamos el derecho de actualizar o cambiar nuestra Declaración de privacidad en cualquier momento y usted debe consultar esta Política de privacidad periódicamente. Después del procedimiento, después de que estemos informando de cualquier modificación a la Declaración de Privacidad constituirá su reconocimiento de las modificaciones y su consentimiento para cumplir y estar obligado por la Declaración de Privacidad modificada.

Preguntas y datos de contacto

Las preguntas, comentarios y solicitudes con respecto a esta Política de Privacidad son bienvenidos y deben dirigirse a privacy@evos.eu

Para buques, póngase en contacto con su oficial local de seguridad de Portal Facility (PFSO).