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Datenschutzerklärung

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, welche Informationen wir sammeln, warum wir sie sammeln, wie wir diese Informationen verwenden, wer Zugriff auf Ihre Daten hat und welche Datenschutzoptionen wir Ihnen anbieten.

Name und Kontaktdaten des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher gemäß Artikel 4 Absatz 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

Evos Hamburg GmbH
Alter Rethedamm 2
21107 Hamburg
Deutschland

Telefon: +49 40 75 196 0
E-Mail: Communication@evos.eu
Webseite: https://evos.eu/

Informationen, die wir sammeln und verarbeiten, und die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Unsere Sicherheitsabteilung und der Empfang sammelt im Auftrag von Evos Daten von Mitarbeitern, Auftragnehmern und Besuchern. In diesem Zusammenhang erheben wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Für die Mitarbeiter: Personalnummer, Name, Pass- oder Fahrerfoto, Kennzeichen (falls zutreffend), Funktion, E-Mail-Adresse des Unternehmens;
  • Für die Auftragnehmer und Subunternehmer: ID-Nummer und Art des Personalausweises, Name, Pass- oder Fahrerfoto, Firma, für die die betroffene Person arbeitet, Kennzeichen (falls zutreffend) Staatsangehörigkeit, Arbeitserlaubnis (falls zutreffend), Art und Enddatum von die Schulungsanforderungen (z.B. VCA, BHV, Erste Hilfe, (PIT) Hafenschulung);
  • Für die Besucher: Ausweisnummer und Typ, Name, Pass- oder Fahrerfoto, Firma, die die Person vertritt, ggf. Kennzeichen.
  • Für das Personal des Seeschiffs: Name, Rang, Geburtsort, Personalausweisnummer, Art des Personalausweises, Geburtsdatum des Personals;
  • Für das Personal der Binnenschiffe: nur der Name des Kapitäns;

In Bezug auf die Erhebung und Nutzung von Informationen und anderen Aktivitäten, die die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordern, sind unsere Verfahren rechtmäßig und in Übereinstimmung mit Artikel 6 Absatz 1 der DSGVO (Einhaltung des Gesetzes, Gewährleistung des vitalen Interesses der betroffenen Person, Leistung der Daten) Aufgaben, die im öffentlichen Interesse und im berechtigten Interesse des für die Verarbeitung Verantwortlichen ausgeführt werden) und Artikel 9.2 b), c) DSGVO (Verarbeitung ist erforderlich, um die Pflichten zu erfüllen und bestimmte Rechte des für die Verarbeitung Verantwortlichen oder der betroffenen Person auszuüben Auf dem Gebiet des Arbeits- und Sozialversicherungs- und Sozialschutzrechts ist eine Verarbeitung erforderlich, um das Lebensinteresse der betroffenen Personen zu gewährleisten.

Was sind die Zwecke für die Verwendung Ihrer Daten?

Die Zwecke stehen in engem Zusammenhang mit den oben genannten rechtlichen Gründen für die Verarbeitungstätigkeiten. Um genauer zu sein, erheben / verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten jedoch aus folgenden Gründen:

  • Überwachung der Sicherheit der Mitarbeiter und Dritter;
  • Überwachung der Eigenschaften von Evos, seinen Mitarbeitern oder Dritten;
  • Überwachung der von Evos verwalteten Produkte;
  • Überwachung der Zugänge zu Büros und des Zugangs an der Landseite der Terminals;
  • Anwesenheitsregistrierung der Personen auf den Standorten (z. B. im Falle von Katastrophen);
  • Anwesenheitskontrolle aller im Zutrittssystem registrierten Personen, um zu überprüfen, ob die Anwesenheit der Personen mit den Personalinformationen in Bezug auf die Abwesenheits- und Anwesenheitssysteme übereinstimmt;
  • Einhaltung von Gesetzen – Erfüllung der Anforderungen des ISPS;
  • Einhaltung von Gesetzen – Erfüllung der AEO-Anforderungen;
  • Einhaltung von Gesetzen – Erfüllung der Anforderungen an die Arbeitsbedingungen, die mit der Information von Personen über die Gefahr am Standort verbunden sind (Toranweisung);
  • Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen – Anforderungen des Kapitels 1.10 des ADR / RID / ADN.

Wie erhalten wir Ihre Daten und wer hat Zugriff auf Ihre Daten?

Die Dateneingabe durch Sie / Kollegen erfolgt über den Registrierungsdienst oder den Sicherheits- und Empfangsmitarbeiter direkt im Zutrittssystem. Die Empfänger der erhobenen Daten sind nur autorisierte Mitarbeiter. In bestimmten Fällen werden Informationen nach einem Verfahren mit der Personalabteilung geteilt.

Darüber hinaus können für Seeschiffe Daten von Schiffsagenten bereitgestellt werden, die die Daten in die gemeinsamen Systeme eingeben, und für Binnenschiffe gibt das zuständige Schiff die Daten in das UAB-System ein oder übermittelt der Sicherheitsbehörde eine Besatzungsliste. AISLive Ship Tracking Services werden nur für Planungszwecke und nicht für andere Zwecke verwendet.

Weiterverarbeitung und Dritte

Im Anschluss an die oben genannten Zwecke und die eng damit verbundenen Zwecke werden die Informationen an die Evos-Abteilungen weitergegeben. Die von uns gesammelten Informationen werden unter besonderen Bedingungen über das Meldesystem des Registrierungsportals an die SHEQ oder die Personalabteilung weitergegeben.

Wir werden keine Daten an Dritte weitergeben, es sei denn

  1. i) die Weitergabe ist erforderlich, um die Anforderungen des Gesetzes, der Verordnung, der durchsetzbaren behördlichen Aufforderung und der Rechtsverteidigung zu erfüllen;
  2. ii) das Teilen ist notwendig, um Ihr vitales Interesse zu schützen;

iii) Eine gemeinsame Nutzung ist für das berechtigte Interesse von Evos erforderlich, es sei denn, diese Interessen werden nicht durch die Interessen der Grundrechte und -freiheiten der Evos-Mitarbeiter außer Kraft gesetzt.

Für das Schiffspersonal werden die Daten nicht an Dritte weitergegeben und nur zur Überprüfung der Rechtmäßigkeit des Besuchs verwendet.

Die Rechte Ihrer betroffenen Person

Unser Ziel ist es, klar zu machen, welche Informationen wir sammeln, damit Sie aussagekräftige Entscheidungen darüber treffen können, wie sie verwendet werden. Wir hielten es für hilfreich, Ihre folgenden Datenschutzrechte festzulegen:

  • das Recht, auf Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zuzugreifen;
  • Recht auf Berichtigung Ihrer Ungenauigkeiten in personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben;
  • das Recht, einer bestimmten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu widersprechen;
  • das Recht, vergessen zu werden, was bedeutet, dass Ihre Daten möglicherweise von Systemen entfernt werden, die wir zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verwenden. es sei denn, Evos muss Informationen vor Gesetzen oder anderen berechtigten Interessen schützen
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit (das Recht, die Übermittlung Ihrer Daten an einen anderen Controller anzufordern);
  • das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer Aufsichtsbehörde einzureichen.

Sicherheit

Die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Evos hat IT-Sicherheitsstandards und ein Framework implementiert, das darauf basiert, den Datenschutz proaktiv in das Design und den Betrieb von Sicherheits- und Zugriffskontrollverfahren einzubetten.

Obwohl wir uns bemühen, Ihre persönlichen Daten mit kommerziell akzeptablen Mitteln zu schützen, können wir deren absolute Sicherheit nicht garantieren.

Protokolle wie Sicherheitsprotokolle, Krisenmanagement und Pläne zur Beilegung von Datenschutzverletzungen dienen dem Management, der Prävention und der Lösung dieser Risiken.

Übermittlung der Daten an ein Drittland

Eine Weitergabe von Daten an eine (Regierungs-) Behörde und / oder kommerzielle Dritte an Drittländer findet nicht statt.

Aufbewahrungsfristen

Evos verwaltet die relevanten persönlichen Daten und die Zugangsregistrierung im automatisierten Zugangsregistrierungssystem. Gemäß Artikel 5 (1) (e) DSGVO werden Daten nur für die Zwecke gespeichert, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, es sei denn, es handelt sich um eine in diesem Artikel genannte Ausnahme.

Die im Registrierungssystem enthaltenen persönlichen Stammdaten werden nach Ablauf des Auskunftsrechts für einen Zeitraum von 24 Monaten gespeichert, es sei denn, die Person steht auf einer schwarzen Liste. In diesem Fall bleiben die Stammdaten im System, bis der Zeitraum abgelaufen ist, für den der Zugriff verweigert wurde. Die im Zugangsregistrierungssystem enthaltenen Zugangsdaten werden maximal 24 Monate aufbewahrt, danach werden die Registrierungen vernichtet.

Außerdem werden die Daten der Besatzungsmitglieder nach dem Ablegen des Schiffes nicht mehr gespeichert und vernichtet.

Änderungen

Wir behalten uns das Recht vor, unsere Datenschutzerklärung jederzeit zu aktualisieren oder zu ändern. Sie sollten diese Datenschutzrichtlinie regelmäßig überprüfen. Wenn Sie das Verfahren befolgen, nachdem wir Sie über Änderungen der Datenschutzerklärung informiert haben, erkennen Sie die Änderungen an und erklären sich mit der Einhaltung der geänderten Datenschutzerklärung einverstanden.

Kontaktdaten für Datenschutzanfragen

Für die Beantwortung von Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten sowie bei Widerruf erteilter Einwilligungen wenden Sie sich bitte an

Herrn Stefan Horwege
Tel.: +49 40 751 96 361
Webseite: https://evos.eu